Video-Tutorials und FAQ
An dieser Stelle möchte wir Ihnen Wissenswertes zur Arbeit mit den FMP-Apps in Form kurzer Video-Tutorials sowie einem Frage-Antwort-Katalog (FAQ) zur Verfügung stellen.
In der Abbildung rechts gewinnen Sie einen Überblick, welche Video-Tutorials wir für Sie erstellt haben und an welcher Stelle Ihnen diese im Arbeitsablauf mit den Apps helfen. Die Tutorials können Sie also zielgerichtet identifizieren und weiter unten aus der Auswahl heraus starten.
Unterhalb der Video-Tutorials finden Sie ergänzend zu einigen Stichpunkten Fragen und Antworten, die wir in den Tutorials nicht ausführlich behandeln.
Sprechen Sie uns unabhängig hiervon natürlich auch gerne an: Support
Vertiefende Fragen und Antworten (FAQ)
Datenexport - wie geht das und welche Daten erhalte ich?
Wir haben für Sie die Funktion „Daten exportieren“ erstellt, mit der Sie jederzeit – sei es mitten in der Therapiephase, vor dem Therapieende oder auch noch bis zu einem Jahr nach Therapieende - eine Auskunft der relevanten Therapiedaten exportieren können.
Diesen Funktionsbutton finden Sie unter „Patienten > FMP-Therapien planen und durchführen“ je nach Patientenstatus auf den Tabs „FMP-Therapien anzeigen“ oder „Beendete Therapien“ – jeweils in der Zeile des Patienten, der beauskunftet werden soll.
Über diese Funktion erhalten folgende Informationen:
- Angaben zum Patienten
- Rahmendaten zur Therapie
- Angaben zu allen Therapiesitzungen
- Angaben, welche Übung mit welchem Ergebnis in welcher Therapiesitzung durchgeführt wurde.
Für den Export erzeugen wir ein PDF, das Sie – je nach genutztem Gerät – speichern, teilen, versenden oder drucken können.
Wir empfehlen Ihnen, wenn Sie ein Therapieende in der App gesetzt haben, immer direkt einen Datenexport durchzuführen – dann haben Sie gleich alles für Ihre Patientenakte zusammen und brauchen die 1-Jahresfrist bis zur Löschung der Therapiedaten nicht im Auge zu behalten.
IK falsch bei der Patienten-Registrierung eingegeben – was nun?
Damit Sie Ihren Patienten in Ihrem FMP-Datenbestand überhaupt sehen können, muss dieser Ihrem IK zugeordnet sein. Wenn ein Patient also bei seiner Registrierung versehentlich ein falsches IK eingegeben hat, muss dieses auf Ihr IK (mit dem Sie in der FMP-Praxis registriert sind) korrigiert werden. Anschließend können Sie mit Ihrem Patienten arbeiten.
Für die notwendige Korrektur kann Ihr Patient - oder Sie gemeinsam mit Ihrem Patienten - ganz einfach die Funktion „Praxiswechsel“ unter "Mein Konto" in der App FMP-Übungen nutzen. Wir haben zu dieser Funktion einen separaten Eintrag Praxiswechsel für Sie vorbereitet.
Lizenzen und Laufzeiten – wie sehen diese aus?
Vorab: Für alle FMP-Lizenzen gilt, dass Sie diese nach dem Erwerb im FMP Shop nicht mühsam eintippen oder in die App hineinkopieren müssen. Wir hinterlegen diese direkt in Ihrem FMP-Datenbestand, so dass Sie ohne Weiteres direkt darauf zugreifen können.
Doch nun zur eigentlichen Frage: Welche Lizenztypen gibt es und wie sehen diese aus?
Es gibt zwei Arten von Lizenzen, die sich konzeptionell unterscheiden:
- Lizenz für FMP-Praxis
Mit dem Erwerb einer FMP-Praxis-Lizenz vereinbaren wir eine feste Laufzeit von 12 Monaten miteinander. Die Lizenz läuft nach dieser Zeit automatisch aus, Sie brauchen also keine Kündigung auszusprechen, wenn Sie nicht weiter mit den Apps arbeiten möchten.
Für eine Verlängerung der Nutzung um weitere 12 Monate erwerben Sie einfach im FMP Shop das Verlängerungspaket der Lizenz FMP-Praxis.
Wir informieren Sie rechtzeitig, wenn die 12 Monate bald vorüber sein werden, so dass Sie die Laufzeit nicht selbst überwachen müssen.
Mit einer Lizenz für die App FMP-Praxis sind alle Praxis-Mitarbeitenden zu diesem IK lizensiert. Sie müssen sich also jeweils nur individuell registrieren und einmalig vom FMP-Praxisadministrator freigeben lassen. Dann kann es direkt losgehen.
- Lizenz für FMP-Übungen
Jeder Patient benötigt eine eigene Lizenz für die Nutzung der App FMP-Übungen. Die Zuordnung einer Patientenlizenz zu einem Patienten nehmen Sie über die App FMP-Praxis aus Ihrem Patientenlizenz-Pool heraus vor. Um als Patient von Ihnen lizensiert zu werden, ist allerdings eine vorherige Registrierung des Patienten notwendig - damit dieser überhaupt in ihrem FMP-Datenbestand auftaucht.
Es ist uns wichtig, dass Patienten nicht selbst eine Lizenz im FMP Shop erwerben können, sondern die Patienten die App FMP-Übungen immer nur unter fachlicher Begleitung nutzen. Wir stellen damit sicher, dass Sie als therapeutische Expertinnen und Experten die zentralen Faktoren der Therapie sind. Alles andere entspräche nicht unserer Überzeugung.
Die Patienten-Lizenz weisen Sie Ihren Patienten also innerhalb der App FMP-Praxis zu. Hierzu klicken Sie einfach in der Patientenverwaltung unter „Patienten > Patienten verwalten“ auf dem Tab „neue Patienten“ den Button „Lizenz zuordnen“. Dieser Button ist bei nur Patienten ohne Lizenz aktiv. Anschließend geben Sie das Nutzerkonto des jeweiligen Patienten noch über „Konto freigeben“ frei, um ganz sicher zu gehen, dass dies auch wirklich Ihr Patient ist und Sie mit diesem arbeiten möchten.
Beides – Lizensierung und Freigabe– können Sie also in einem „Rutsch“ vornehmen. Damit beginnt die Laufzeit der jeweiligen Patienten-Lizenz, welche mit dem jeweiligen Therapieende endet, spätestens aber nach 6 Monaten. Insofern brauchen die Patienten sich nur individuell zur App FMP-Übungen zu registrieren und dann auf die Freigabe sowie die Lizenz-Zuordnung durch Sie - Praxisverwaltung oder Therapeuten - zu warten, bevor es losgehen kann.
Beim Zuordnen der Patientenlizenz brauchen Sie übrigens keine Lizenz aktiv auszuwählen – es wird automatisch aus dem Pool der verfügbaren Lizenzen eine Lizenz zugeordnet.
Wie es im Pool der verfügbaren Lizenzen aussieht und ob Sie ggf. weitere Lizenzen für den Pool benötigen, sehen Sie unter „Patientenlizenzen > Lizenzen anzeigen und zuordnen“ im Tab „Verfügbare Lizenzen“.
Übrigens: Über diesen Pfad können Sie auch Patientenlizenzen zuweisen – intuitiver und leichter ist es aber über die Patientenverwaltung.
Löschfristen und -vorgänge – was ist vorgesehen?
Die FMP-Apps folgen durchgängig dem Prinzip der Datensparsamkeit, wir erheben nur die absolut notwendigen Daten.
Genauso haben wir ein konsequentes Löschkonzept vorgesehen, das die Datenhaltung kontinuierlich auf relevante Daten reduziert.
Folgende Löschungen im FMP-Datenbestand sind vorgesehen:
- Löschung des eigenen Nutzerkontos
Dies ist für alle Nutzer (fast) jederzeit mithilfe der entsprechenden Funktion unter „Mein Konto“ möglich. Die einzige Einschränkung ergibt sich für Patienten: diese dürfen sich für eine Nutzerkontolöschung nicht in einer laufenden bzw. nicht als abgeschlossen gekennzeichneten Therapie befinden. Insofern muss in diesem Fall seitens der Therapeuten immer zuvor der Prozess „Therapie beenden“ ausgelöst worden sein.
Eine erneute Registrierung mit der vorherigen, gleichen E-Mail-Adresse ist nach der Löschung des Nutzerkontos möglich.
- Löschung von Hausaufgabendaten
Mit dem Auslösen des Prozesses „Therapie beenden“ durch die Therapeuten werden die nun nicht mehr benötigten Hausaufgabendaten des zugehörigen Patienten systemseitig und vollständig gelöscht (s. a. der Punkt „Beenden von Therapien“).
- Löschung von Therapiedaten
Nach Ablauf einer Jahresfrist ab dem gesetzten Ende einer Therapie eines Patienten werden alle zugehörigen Therapiedaten systemseitig gelöscht. Bis dahin ist jederzeit der Datenexport der Therapiedaten möglich.
- Löschung von Nutzerkonten
Nach Ablauf einer Jahresfrist der Inaktivität werden Nutzerkonten, die sich in den Status „geschlossen“ (Patienten) oder „gesperrt“ (Praxismitglieder, Patienten) befinden, systemseitig gelöscht.
Eine erneute Registrierung mit der vorherigen, gleichen E-Mail-Adresse ist nach der Löschung des Nutzerkontos möglich.
Nutzergruppen – welche Nutzer können eigentlich in welcher App was?
Es gibt in der App FMP-Praxis die beiden Nutzergruppen „Praxis“ sowie „Praxisadmin“. In der App FMP-Übungen gibt es nur die Nutzergruppe „Patient“.
Nachfolgend haben wir für Sie als Übersicht zusammengestellt, welche Gruppe welche Rechte und Funktionen ausüben darf.
Nutzergruppe „Praxis“ in FMP-Praxis
- Eigene Kontodaten verwalten
- Titel
- Vorname
- Familienname
- Passwort
- Patienten verwalten
- Namen
- Geburtsdatum
- Lizenzzuweisungen
- Freigaben
- Sperrungen
- Therapieplanung und -durchführung
- Therapie anlegen
- Therapiesitzungstermine setzen
- Übungen je Therapiesitzung festlegen
- Übungs-Durchführungsbewertung und Notizen erfassen
- Hausaufgaben bis zur nächsten Therapiesitzung festlegen
- Kennzeichen für Therapieende setzen
- Extras
- Therapiestand als PDF exportieren
- Begleitvideos ansehen
- Übungsvideos ansehen
Nutzergruppe „Praxisadmin“ in FMP-Praxis
- Alle Funktionen der Nutzergruppe „Praxis“
- Kontodaten der Praxis verwalten
- Name der Praxis
- Verantwortliche Person
- Telefonnummer
- Praxis-Mitglieder verwalten
- Titel
- Vorname
- Familienname
- Namen
- Nutzergruppe
- Freigaben
- Sperrungen
Nutzergruppe „Patienten“ in FMP-Übungen
- Eigene Kontodaten verwalten
- Vorname
- Familienname
- Geburtsdatum
- Passwort
- Praxiswechsel
- Hausaufgaben bearbeiten
- Tagesaktuelle Hausaufgaben ansehen
- Hausaufgaben videogestützt durchführen
- Hausaufgabendurchführung bewerten
- Erklärvideos ansehen
- Übersicht der bearbeiteten und zu bearbeitenden Hausaufgaben der aktuellen Woche einsehen
- Alle Übungen der eigenen FMP-Therapie inklusive der Ergebnisse ansehen
Patientenlizenz-Zuordnung korrigieren – geht das?
Für den Fall, dass Sie versehentlich einem Patienten eine Lizenz zugewiesen haben, für den dies noch gar nicht vorgesehen war, können Sie dies korrigieren – sofern Sie dies vor der Anlage einer Therapie für diesen Patienten tun.
Denn nur so lange keine Therapie für einen Patienten angelegt worden ist, kann die Lizenz wieder vom Patienten gelöst und einem anderen Patienten zugeordnet werden. Ab der Anlage einer Therapie ist die Lizenz jedoch fest mit dem Patienten verbunden.
Sie können den Zustand der Lizenzbindung zum Patienten auch direkt daran erkennen, dass die Möglichkeit für eine Änderung der Lizenz-Zuordnung besteht oder nicht.
Schauen Sie hierzu unter „Patientenlizenzen > Lizenzen anzeigen und zuordnen“ im Tab „Aktive Lizenzen“ in die Zeile des betroffenen Patienten. Sofern der Button „Zuordnung ändern“ aktiv ist, können Sie die Lizenz wieder vom Patienten lösen und direkt oder später einem anderen Patienten zuweisen. Ist der Button inaktiv, sind bereits Therapiedaten zum Patienten gespeichert und eine Änderung der Lizenz-Zuordnung nicht mehr möglich.
Patienten (ehemalige) sollen erneut eine Therapie erhalten – wie bekomme ich das hin?
Sie können problemlos auch mit ehemaligen Patienten eine erneute Therapie durchführen. Dabei unterscheidet sich das Vorgehen durch die Beantwortung der Frage, ob Ihr Patient noch im FMP-Datenbestand vorhanden ist oder ob das Nutzerkonto dieses Patienten bereits aus dem FMP-Bestand gelöscht wurde. (Hinweis: Die Löschung erfolgt automatisch nach Ablauf eines Jahres nach dem letzten Therapieende.)
Das differenzierte Vorgehen ergibt sich aus der Bedingung, dass die Registrierung einer E-Mail-Adresse (diese dient als eindeutiges Merkmal) nur dann möglich ist, wenn diese noch nicht im FMP-Datenbestand vorhanden ist.
Wie können Sie also prüfen, ob das Nutzerkonto noch in Ihren FMP-Daten vorhanden ist?
Schauen Sie hierzu einfach in der App FMP-Praxis unter „Patienten > Patienten verwalten“ auf dem Tab „ehemalige Patienten“ nach. Dort werden Patienten ab Therapieende bis zu deren Nutzerkonto-Löschung ein Jahr lang angezeigt.
Fall 1: Die E-Mail-Adresse Ihres Patienten ist unter „Patienten > Patienten verwalten“ auf dem Tab „ehemalige Patienten“ nicht mehr vorhanden
=> Ihr Patient kann sich dann einfach - wie jeder ganz neue Patient - erneut registrieren und taucht anschließend regulär unter „Patienten > Patienten verwalten“ auf dem Tab „neue Patienten“ auf.
Der Prozess für „neue Patienten“ startet wie gewohnt und Ihr Patient meldet sich künftig mit seinen neuen Registrierungsdaten an.
Fall 2: Die E-Mail-Adresse Ihres Patienten ist unter „Patienten > Patienten verwalten“ auf dem Tab „ehemalige Patienten“ noch vorhanden
=> klicken Sie dann einfach in der Zeile dieses Patienten auf den Button „Konto reaktivieren“. Dieses Patientenkonto wird dadurch in den Status „neuer Patient“ versetzt.
Der Prozess für „neue Patienten“ startet wie gewohnt und Ihr Patient meldet sich weiter mit seinen bisherigen Logindaten an.
Praxiswechsel - ist das möglich?
Ja, diesen Fall haben wir vorgesehen. Allerdings ist der Wechsel nur aus der App FMP-Übungen heraus möglich. Unter „Mein Konto“ steht Ihren Patienten hierfür die Funktion „Praxiswechsel“ zur Verfügung, in der das aktuell zugeordnete IK sowie das neu zuzuordnende IK einzutragen sind. Der Wechsel hin zu einem IK ist nur möglich, wenn dieses neue IK gültig zur App FMP-Praxis registriert ist.
Nach erfolgreich durchgeführtem Praxiswechsel taucht der Patient in der neuen Praxis unter „neue Patienten“ auf und muss dort freigegeben werden. Das Nutzerkonto wird ab diesem Zeitpunkt entsprechend in der neuen Praxis geführt. Die Therapiedaten bleiben aber der jeweiligen Praxis zugeordnet, in der diese auch durchgeführt wurde.
Therapien beenden – wie geht das und was bewirkt es?
Für den Moment, in dem Sie und Ihr Patient das Ende der FMP-Therapie erreicht haben, ist die Funktion „Therapie beenden“ vorgesehen. Sie finden den entsprechenden Button unter „Patienten > FMP-Therapien planen und durchführen“ auf dem Tab „FMP-Therapien anzeigen“.
Wenn Sie diesen Button in der Zeile des jeweiligen Patienten klicken, erhalten Sie einen Hinweis auf die wünschenswerten Änderungen, die hierdurch angestoßen werden:
- Therapie:
Die laufende Therapie wird mit dem aktuellen Tagesdatum als Endedatum versehen und in den Status geschlossen gesetzt, wodurch die betroffene Therapie nun nicht mehr im Tab „FMP-Therapien anzeigen“ zu finden ist, sondern im Tab „Beendete Therapien“.
- Patientenlizenz:
Die laufende Lizenz des Patienten wird mit dem gleichen Endedatum versehen, wie das Therapieende, und somit ebenfalls beendet. Die Patienten sollen ohne therapeutische Begleitung nicht mit unserer App arbeiten – und können dies auf diese Weise auch nicht tun. In der Lizenzverwaltung wandert die Lizenz daher vom Tab „Aktive Lizenzen“ zu „Abgelaufene Lizenzen“.
- Hausaufgabendaten:
Die Hausaufgabendaten des betroffenen Patienten werden mit dem Beenden der Therapie gelöscht. Diese Daten benötigen Sie für Ihre Dokumentation nicht und wir reduzieren auf diese Weise gehaltene Daten.
- Therapiedaten:
Ihre Therapiedaten bleiben bis ein Jahr nach Therapieende verfügbar und können von Ihnen jederzeit per Download exportiert werden. Diese Daten benötigen Sie für Ihre Dokumentation bzw. Patientenakte und ggf. auch für Ihre Berichte. (s. a. „Datenexport“)
- Nutzerkonto des Patienten:
Durch das Beenden der Therapie wird auch das Nutzerkonto des jeweiligen Patienten geschlossen. In der Patientenverwaltung wird Ihr Patient daher nicht mehr im Tab „aktive Patienten“ angezeigt, sondern im Tab „beendete Patienten“. Das Nutzerkonto des Patienten verbleibt noch ein Jahr in Ihrem FMP-Datenbestand und wird dann – bei nicht-erneuter Nutzung - systemseitig gelöscht (für eine Reaktivierung s. „ehemalige Patienten“).
Wie Sie sehen, passieren mit dem „Therapie beenden“ im Hintergrund einige Dinge, die automatisch dabei helfen, Ihren FMP-Datenbestand schlank, aktuell und für Sie übersichtlich zu halten.
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